Nouvelles précisions du BOSS
Le 22 octobre 2021, l’administration a mis à jour, sur plusieurs points, les développements du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) relatifs aux déductions forfaitaires spécifiques (DFS) pour frais professionnels, déjà modifiés à plusieurs reprises au cours des derniers mois. Au menu, c’est la clarification de la procédure d’autorisation de mise en œuvre d’une DFS et nouvelles tolérances.
Grands principes de la DFS : rappels
L’employeur peut, pour les professions listées à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels à l’assiette des cotisations (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié par arrêté du 25 juillet 2005, JO 6 août, art. 6).
Lorsqu’elle est applicable, la DFS permet de réduire l’assiette des cotisations de sécurité sociale et, plus généralement, des autres prélèvements dont l’assiette est alignée sur celles des cotisations de sécurité sociale (ex. : versement mobilité, FNAL, contribution à la formation professionnelle), en appliquant un abattement allant de 5 % à 40 % selon les professions. Cette déduction est limitée à 7 600 € par année civile.
Lorsque la DFS est appliquée, les remboursements de frais professionnels doivent, sauf exceptions, être réintégrés dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, la déduction n’étant appliquée qu’ensuite (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié par arrêté du 25 juillet 2005, JO 6 août, art. 6 ; BOSS, Frais professionnels, § 2240, 22/10/2021).
L’employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels à condition d’y être autorisé soit par un accord collectif ou les représentants du personnel, soit par chaque salarié concerné (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié par arrêté du 25 juillet 2005, JO 6 août, art. 6).
Autorisation de mise en œuvre de la DFS
Accord du CSE
L’employeur peut opter pour la DFS lorsqu’une convention collective ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue ou lorsque le comité social et économique (CSE) ou, en leur temps, le comité d’entreprise (CE) ou les délégués du personnel (DP) ont donné leur accord.
Il est désormais précisé que l’accord du CSE (du CE ou des DP) peut être donné par tout moyen (BOSS, Frais professionnels, § 2180, 22/10/2021).
Accord individuel de chaque salarié
Sans changement, à défaut de convention collective ou d’accord du CSE, il appartient à chaque salarié d’autoriser ou non l’employeur à opter pour la DFS (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 modifié par arrêté du 25 juillet 2005, JO 6 août, art. 6).
Les dispositions du BOSS relatives aux modalités de recueil du consentement des salariés pour l’application de la DFS sont réécrites dans un sens de simplification et de clarification.
Il est dorénavant prévu que l’entreprise s’assure annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés à l’application de la DFS. Pour cela, l’employeur met en œuvre une procédure consistant à informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales. Une réponse d’accord ou de refus doit être retournée par le salarié (BOSS, Frais professionnels, § 2190, 22/10/2021).
La disposition du BOSS qui prévoyait que l’option pour la DFS pouvait aussi figurer dans le contrat de travail ou un avenant à celui-ci est supprimée. En toute logique, l’arrêté du 20 décembre 2002 sur les frais professionnels, qui prévoit aussi cette possibilité, devra donc être également modifié.
Si le salarié indique vouloir bénéficier de la DFS ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante. S’il ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord (BOSS, Frais professionnels, § 2190, 22/10/2021).
Les modalités de recueil du consentement des salariés prévues par le BOSS entreront en vigueur le 1er janvier 2022. Toutefois, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter (BOSS, Frais professionnels, § 2215, 22/10/2021).
Pas de DFS sans réels frais supportés par le salarié
Le BOSS prévoit que l’application de la DFS est désormais conditionnée au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels. Cette disposition est entrée en vigueur le 1er avril 2021. Toutefois, par tolérance, il est prévu qu’en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’URSSAF procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter.
Dans sa mise à jour du 22 octobre 2021, l’administration a introduit des exemples afin d’illustrer cette tolérance.
Ainsi, indique le BOSS, jusqu’à la fin 2022, les employeurs qui appliqueront une DFS à des salariés ne supportant aucun frais feront uniquement l’objet d’une demande de mise en conformité pour l’avenir. Cette tolérance concernera par exemple les salariés dont les frais professionnels sont en totalité remboursés (ou directement pris en charge) par l’employeur, ou encore les DFS appliquées à des éléments de rémunération versés au titre d’une période de congé durant laquelle le salarié ne supporte aucun frais (BOSS, Frais professionnels, § 2215, 22/10/2021).
A contrario, une fois la période transitoire expirée (donc à partir de 2023), il sera impossible d’appliquer une DFS dans ces différentes situations (salarié ne supportant aucun frais, rémunération d’une période de congé), conformément à la nouvelle doctrine du BOSS.
Exceptions à la règle de non-cumul entre DFS et remboursements de frais professionnels
Rappels
En principe, en cas d’application d’une DFS, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l’employeur (ex. : paiement au restaurateur) doivent être obligatoirement réintégrées dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la déduction (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9 ; BOSS, Frais professionnels, § 2240, 22/10/2021).
Plusieurs exceptions à cette règle existent (indemnités de grand déplacement des ouvriers du BTP, remboursements de frais des journalistes, prise en charge obligatoire de 50 % des abonnements à des transports collectifs pour le trajet domicile-lieu de travail, frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et fin de chantier ainsi que des voyages de détente prévus par les conventions collectives du BTP, etc.) (BOSS, Frais professionnels, §§ 2250 à 2280).
Nouvelles tolérances jusqu’au 31 décembre 2022. – À titre exceptionnel, l’administration admet, de façon temporaire, de nouvelles exceptions au principe de non-cumul entre DFS et remboursement des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 2290, 22/10/2021).
Ainsi, dans la mise à jour du BOSS du 22 octobre 2021, il est indiqué que, jusqu’au 31 décembre 2022, il n’y a pas à réintégrer dans l’assiette des cotisations sociales les remboursements de frais et prises en charge directes par l’employeur suivants :
- la prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais du salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;
- le remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail ;
- le remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation, à la demande de son employeur et à titre exceptionnel, à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise ;
- le remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés (sauf abus manifeste).
Nouvelle exception pérenne
Le BOSS précise désormais qu’en cas d’application d’une DFS, les frais professionnels engagés par un salarié à titre exceptionnel (en cas d’urgence notamment), pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas, n’ont pas à être intégrés à l’assiette des cotisations sociales (BOSS, Frais professionnels, § 1905, 22/10/2021).
Carte de service attribuée par les sociétés de transport urbain : avantage en nature ou non ?
La version du BOSS mise à jour au 22 octobre 2021 énonce que la carte de service remise gratuitement par les opérateurs de transport urbain à leurs salariés pour effectuer les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail ou des déplacements liés à l’exercice de leurs missions professionnelles ne constitue pas un avantage en nature.
En revanche, lorsque la carte de service est utilisée par le salarié dans un usage exclusivement privé, ou lorsqu’une carte de circulation est remise à des ayants droit de salariés, à d’anciens salariés à la retraite ou à leurs ayant-droits, cette carte constitue un avantage en nature.
Les modalités d’évaluation de cet avantage en nature et de recouvrement des cotisations et contributions sociales dues sont définies par convention entre l’ACOSS (ou URSSAF Caisse nationale) et les organisations professionnelles représentatives des employeurs concernés sur la base de l’estimation globale des pertes de recettes correspondantes pour l’employeur.