Préambule
L’externalisation d’un service quel qu’il soit est toujours un atout pour une entreprise. C’est la possibilité de s’adjoindre une compétence professionnelle que vous n’avez pas en interne. C’est aussi une réponse à un besoin qui ne justifie pas un poste à plein temps.
La conjugaison de ces deux points essentiels permet à l’entreprise, d’intégrer cette compétence indispensable à votre activité, au juste prix.
Dans le domaine de la paie et particulièrement dans les entreprises de moins de 200 à 250 collaborateurs, il est assez rare de trouver un service paie interne. C’est parfois le ou la Comptable qui gère la production en collaboration avec la RH. Dans tous les cas, notre expérience démontre qu’il y a très peu de spécialistes. C’est d’ailleurs pour cette raison que dans la plupart des cas, cette mission est dévolue au Cabinet d’Expertise Comptable, les services internes restant en charge du transfert des éléments variables.
Devant la complexité de ce métier comme évoqué dans notre dernier article, un certain nombre de cabinets spécialisés ou sociétés de services se sont développés.
Il y a donc le choix pour une entreprise. Car en effet, si la profession comptable est réglementée, la partie sociale de l’activité globale ne l’est pas. Une entreprise a donc la possibilité de faire traiter sa comptabilité par son Expert-Comptable et la partie sociale par des spécialistes.
Pourquoi cette distinction ? Parce que les Cabinets d’Expertise Comptable ne sont pas tous égaux. La grande majorité sont des petits cabinets de moins de 20 salariés. Ils n’ont clairement pas les compétences en interne, à exception près, et la qualité des prestations sociales est pour le moins disons surprenante… Chez SSIGN, 100% des dossiers repris présentaient des anomalies…. Et d’ailleurs, pas forcément issus de petits cabinets.
Certains, conscients de la difficulté ont adopté l’externalisation auprès de Cabinets spécialisés. Cette phrase va surement en faire réagir et nous l’assumons.
Il faut savoir que dans le cursus de formation des Experts comptables qui durent 8 ans, seules 200 heures au total sont consacrées à la paie. Un peu plus en droit sociale, mais dans tous les cas, connaissez-vous un métier qui amène au titre d’expert en si peu de temps ? C’est d’ailleurs bien pour cette raison entre autre, que le législateur n’a pas intégré le social dans la partie réglementée de la profession.
Par ailleurs, on connait tous les difficultés de recruter et garder des collaborateurs. Bien recruter quand en plus vous n’êtes pas un spécialiste est une difficulté supplémentaire. Et les Cabinets ne sont pas plus épargnés que les autres. Ce métier, somme toute assez récent, n’a pas encore produit suffisamment de personnel avec les qualités requises. D’où les difficultés de recrutement entre autres…
Quels sont les 5 points à valider avant d’externaliser son service social ?
1) Quelles sont mes ressources internes ?
En d’autres termes, est-ce que je dispose du personnel qualifié et des moyens (logiciel, abonnements aux documentations spécialisées, bureaux, moyens financiers, budget formation, etc…) pour traiter les bulletins de paie de mes collaborateurs dans les règles de l’art ?
En effet, si la quantité de paie à produire reste un facteur important, c’est surtout les ressources dont vous disposez qui sont prépondérantes. Lorsque vous faites ce premier point, il faut également bien avoir à l’esprit que la production de la paie n’est jamais une valeur ajoutée pour une entreprise. Il vaut donc toujours mieux mobiliser vos ressources sur les services productions, marketing, commerciaux et RH qui génèrent votre CA.
Pour toutes les entreprises de moins de 50 salariés c’est une évidence, l’externalisation prend tout son sens. Pour celles qui disposent d’un effectif supérieur jusqu’à 200 à 250 salariés, soit vous avez décidé de garder la gestion en interne parce cela correspond à votre organisation et surtout, vous disposez des moyens et compétences déjà évoqués. Soit vous constatez qu’effectivement, l’externalisation est la solution.
2) J’ai déjà externalisé, mais je rencontre des difficultés.
C’est le plus souvent la clientèle que l’on rencontre. Les Chefs d’entreprises bien conscients de la complexité ont déjà choisis un prestataire externe, mais le résultat ne convient pas. Des contrôles qui se sont mal passés, des réclamations récurrentes des salariés, le manque de conseil et de réactivité du prestataire en place ne correspondent pas aux services attendus.
Restons positif ! L’avantage c’est que l’expérience, si mauvaise soit-elle, vous a permis de savoir exactement ce que vous voulez. Cala vous permet de constituer un cahier des charges précis qui facilitera la transition.
3) Quels sont les critères de choix d’un prestataire externe
Le poste « salaires et charges sociales » est souvent le 1er ou le 2ème centre de coûts dans une entreprise. A forcerie si vous vendez des prestations de services plutôt que des produits.
Par ailleurs, quand on parle de payes et de finances en France, c’est toujours compliqué. Notre culture latine nous a enseigné la discrétion sur ces sujets. Bien ou pas bien, là n’est pas la question, il faut faire avec. C’est donc avant tout la confiance en son prestataire qui gouverne votre choix en premier lieu. La confiance pourtant ne se décrète pas, elle s’acquière au fil du temps. Cela rend donc le choix immédiat plus compliqué.
Nos conseils dans ce domaine pour choisir en toute sérénité sont de trois ordres :
a) Demandez à vos collègues et contacts de confiance avec quel prestataire il travaille et ce qu’ils en pensent. Cette idée du « bouche à oreille » est toujours une source intéressante, car vous disposerez ainsi d’informations fiables et vécues.
b) Choisissez au moins deux prestataires pour comparer leurs expériences, leurs références clients, la présentation des offres, les services proposés et les prix sans vous laissez séduire par les sirènes de la pub télévisuelle…
c) Après avoir reçu ces prestataires, un début de feeling professionnel doit s’instaurer avec l’un d’entre eux. C’est surement le meilleur choix.
Enfin si la proximité est sans conteste un atout, dans ce métier elle n’est pas un élément de choix prépondérant. En effet, une fois qu’un dossier est en production, les relations avec votre prestataire se feront par email et téléphone. Par exemple, basés à Lyon, nous avons des clients sur l’ensemble de l’axe Paris, Lyon, Montpellier que nous n’hésitons pas à rencontrer quand c’est nécessaire. Le plus important, c’est la disponibilité et la qualité du conseil ! Et pour tout ça « la vie est simple comme un coup de fil » !
4) Un Audit préalable vous permettra de savoir où vous en êtes
L’Audit est assurément un bon moyen de connaître sa situation exacte. Les clients que nous rencontrons ont souvent une problématique identifiée qui les ont décidés à changer de prestataire. Pour autant, ils ne savent souvent pas que d’autres difficultés peuvent exister. Un exemple récent illustre bien mon propos.
La semaine dernière, un client nous disait avoir des difficultés de communication et des dates de livraison de paie décalées. Exprimant son mécontentement, il lui a été répondu que d’autres clients plus importants étaient servis en premier. Oui oui, vous avez bien lu… On touche là au comportement commercial, plus qu’à la technique proprement dite. Il n’est malheureusement pas rare d’entendre ce type de discours.
Quand nous avons analysé son dossier, c’était l’hécatombe ! Payes fausses, DSN erronées, CP incohérents, cotisations sociales payées en trop, statuts salariés sans cohérence avec la convention collective, etc… On a compris le vrai pourquoi des relations tendues…
Un Audit est donc le bon moyen quand vous avez des doutes. Avoir une image précise de la situation, vous permettra de faire le bon choix.
Chez SSIGN, nous avons mis en place un service d’Audit rapide et gratuit. Nous contrôlons quelques points critiques qui permettent aux prospects d’obtenir un premier compte rendu de la situation. Il lui permet également de nous évaluer. C’est une démarche gagnant/gagnant.
5) L’externalisation n’est pas mon souhait, mais le conseil et la formation me manque
Parfois, certaines structures disposent de l’effectif compétent mais pas des moyens. Sachez qu’il existe des offres appelées « marque blanche ». C’est une offre intermédiaire qui permet de disposer des outils et des conseils d’un prestataire externe pour assurer un service de qualité. Vous produisez vos paies en interne sur un logiciel externe en mode SaaS, avec des conseils à la carte, une formation venant de façon indispensable compléter l’offre. Nous avons quelques clients de tailles bien différentes qui ont choisi cette option pour maintenir des personnes en poste.
En résumé, il existe donc forcément une solution qui correspond à votre situation. Le tout est de prendre le temps d’évoquer vos besoins avec des professionnels qui seront à votre écoute tout au long de votre partenariat et pas uniquement le jour de la signature du contrat ou de la lettre de mission.
La sérénité dans ce domaine plus qu’ailleurs est rassurante. N’oubliez pas que vos collaborateurs sont votre première mine d’or. Il mérite déjà votre reconnaissance. Mais la marque employeur que vous développez pour les fidéliser passe aussi par le soin qui est apporté au factuel : LA PAYE !
Si vous avez des questions, n’hésitez pas en commentaires ou en MP.
Parfois quelques témoignages valent mieux qu’un long discours ! https://www.ssign.fr/temoignages-clients-satisfait/